SGI - Padronizando Processos

Gerenciar todas as informações, de caráter pessoal ou profissional, requer organização e agilidade. Qualquer atividade processual pode ser parcial ou tolamente automatizada, porém a atualização destas informações complica a determinação de etapas.

Nos sistemas existentes atualmente no mercado, a separação exata de cada fase correspondente à tarefa a ser realizada e se confunde entre novas tecnologias e necessidade constante de adaptação ao processo, exigências do mercado dinâmico e globalizado.

O Sistema de Gerenciamento de Informações criado pela Soluções Simples foi baseado na padronização dos processos, identificando precisamente cada fase, sejam elas quantas forem, com método padrão para execução de cada uma delas. Utiliza recursos convencionais de navegação e não requer configurações específicas, independente dos documentos e softwears utilizados.

Qualquer browser opera neste sistema, estando conectado à Internet, pode-se realizar todo o processo designado, ou liberar para preenchimento (com acessos restritos aos logins). Pode veicular qualquer tipo de arquivo, documentos, atividades e variáveis, organizando as informações, por fase, em estrutura convencional de arquivos.(raíz de diretórios)

A estrutura principal corresponde a um Banco de Dados Gerencial, que armazena informações das entidades relacionadas, documentos envolvidos e o status de cada fase do processo. Em cada fase, o SGI extrai as informações pertinentes do(s) documentos e insere no Banco referente a cada etapa.

O SGI é simples e amplamente padronizável*. Atende a diversos tipos de processo e registra todas as informações necessárias para o controle e administração de projetos, empresas e empreendimentos.

Padronize seus processos e facilite sua vida! Se você ainda não é autorizado para utilizar o sistema, registre-se para obter maiores informações.

Fluxo Padrão de Processo SGI

Cada interferência é identificada e são definidas as alterações e atualizações pertinentes a cada tarefa. Conforme as necessidades de tratamento das informações, geralmente são identificadas, armazenando-as, consultando-as, atualizando e envia-as para que os demais setores executem suas respectivas tarefas.

Trabalhando remotamente, o SGI, através do Processo Padrão, minimiza a ocorrência de erros que, uma vez digitalizadas as informações são selecionadas e alteradas pelos usuários considerando a responsabilidade de cada indivíduo perante o processo. Assim elimina-se também os re-trabalhos gerados com a localização, preenchimento e conferência e recadastramento das informações de cada etapa do processo. 

O Fluxo Padrão SGI, apesar de muito simples, reflete no Fluxo Geral do Processo que, padronizado, pode ser expandido e implementado mediante qualquer carência identificada. Facilitando assim a compreensão e poupando também o tempo gasto com treinamentos e manutenção do processo operacional, principalmente em virtude das atualizações constantes exigidas pelo atual mercado, dinâmico e globalizado.   

Fluxo Padrão SGI

As Informações contidas neste detalhamento se aplicam na forma geral às fases do funcionamento do sistema. O módulo padrão segue à estrutura de arquivos conforme a estrutura proposta neste projeto.

Porém o essencial para se desenvolver neste momento é a identificação das etapas, atividades e informações que serão controladas. Com elas será possível criar uma estrutura completa, para ser adaptada aos diversos fluxos de operação (no SGI é semelhante em todos os processos), adaptando cada um às necessidades de cada negócio, trabalho ou empresa interessada na padronização de suas atividades.

A estrutura demonstrada se aplica da mesma maneira na maioria dos processos a serem padronizados pelo SGI, porém na estrutura padrão são cinco módulos operacionais:

Sistemas de Gestão

Ao longo de mais de 10 anos de atuação no ramo de consultoria de processos, financeira e BSC, a Soluções Simples acabou desenvolvendo uma ferramenta própria para atender a altura, todas as soluções desenvolvidas para suprir as necessidades e anseios de seus clientes, o que culminou com o estabelecimento do SGI ® (Sistema de Gerenciamento de Informações), que recomendamos e adequamos numa solução sob-medida a nossos clientes.

Levantamento e mapeamento de processos

A base para o bom funcionamento de um sistema integrado de gestão e conseqüente atendimento das necessidades do cliente está na correta identificação, mapeamento e melhora de seus processos. A Soluções Simples detém a expertisse para elaboração deste mapeamento através de :

- Entrevistas de campo

- Fluxogramas de processo

- Otimização de processos

Definição do Fluxo de Dados

A partir do mapeamento dos processos, define-se em conjunto com o alto-staff do cliente o fluxo de dados que melhor atenda a suas necessidades, levando sempre em conta a racionalização de procedimentos, eliminação de re-trabalho e ganho em produtividade e qualidade nas tarefas.

Implantação do SGI

De acordo com a necessidade e interesse do cliente e, a partir do resultado da análise dos processos e fluxos da empresa, a Soluções Simples desenvolve, customiza e implanta duas formas distintas do SGI :

- SGI Local - versão 1 (uso local)

Sistema rodando no servidor da própria empresa, totalmente desenvolvido, configurado e customizado para as necessidades do cliente, contemplando as seguintes etapas :

• Manutenção do Banco de Dados (configurações)
• Instalação do Servidor Web
• Manutenção do Servidor
• Treinamento dos usuários SGI por nível de acesso
• Criação de Formulários SG
• Criação de Fases (Configuração de Dados de Entrada)
• Análise e estudo de informações para criação de novas entradas de dados
• Geração de relatórios Dinâmicos (dentro do SGI)
• Concatenação de Dados (Relatórios Específicos)
• Geração de Gráficos Específicos
• Gráficos Dinâmicos (dentro do SGI)

SGI Web - Versão 2 (virtual)

Sistema web-based sendo acessado via Internet pelos usuários. Também totalmente desenvolvido, configurado e customizado para as necessidades do cliente, contemplando as seguintes etapas :

• Manutenção do Banco de Dados (configurações)
• Instruções de uso (via email)
• Criação de Formulários SGI
• Criação de Fases (Configuração de Dados de Entrada)
• Análise, estudo e planejamento das informações para criação de novas entradas de dados no SGI
• Geração de relatórios Dinâmicos (dentro do SGI)
• Concatenação de Dados (Relatórios Específicos)
• Geração de Gráficos Específicos - Gráficos Dinâmicos (dentro do SGI)